Personaleinsatzplanung

Worin besteht die Herausforderung?

Mit der Personaleinsatzplanung soll die benötigte Zahl an Mitarbeitenden mit den passenden Qualifikationen den richtigen Aufgaben zugeordnet werden (d. h. zur richtigen Zeit am richtigen Ort). Wenn Unternehmen Kenntnisse über den eigenen Personalbedarf und die vorhandenen Kompetenzen fehlen, kann dies zu Engpässen oder Überbelegung und zu negativen Arbeitsbelastungen (z. B. Unterforderung) führen. Auch können kurzfristige Änderungen (z. B. Krankheiten, neue Projekte) dynamische Anpassungen erfordern. Es gilt also, die Informationen zu sammeln und gut zu verknüpfen.

Welche Daten können hier helfen?

• Mitarbeitendendaten (individuelle Qualifikationen, Beschäftigungsform, kurz-, mittel- und langfristige Karriereplanung, Austritte wie Rentenbeginn, Personenanzahl pro Qualifikation, Vertretungsregelung bei Urlaub und Ausfällen, Muster in Arbeitsabläufen der Mitarbeitenden, z. B. Umsatz, Kundenkontakt und Kundenfrequenzen)
• Unternehmensdaten (Informationen zu Unternehmenszielen, Meilensteine und Bedarfe entlang von Projekten oder Arbeitsabläufen)
• Daten zu den Schichtverteilungen (Wechselrhythmus, Belegung, saisonale Schwankungen), Teamzusammenstellungen und Präferenzen zu Einsatzbereichen

Wie kommt der Nutzen aus den Daten?

Die Unternehmensdaten und Personaldaten werden analysiert und mithilfe von Softwareanwendungen in eine optimale Einsatzplanung überführt. Die Personaleinsatzplanung kann durch Dateneinsatz vorausschauender gestaltet werden. Unter anderem können Leerstellen, Qualifikationslücken und Schwankungen in Arbeitsaufwänden frühzeitig erkannt werden. Der Nutzen besteht auch für Einsatzbereiche wie Messen oder Kongresse in der Optimierung kurzfristiger Zusatzpersonalprozesse, etwa mithilfe datenbasierter Workflows, automatisierter Briefings oder einer zentralen Dokumentendatenbank.

Wo wird diese Datennutzung bereits angewendet?

Der Einzelhandelskonzern Walmart trifft auf Basis von Datenanalysen zur Kundenanzahl in den Geschäften Vorhersagen zum Bedarf an Mitarbeitenden und kann die Personaleinsatzplanung anpassen. Außerdem nutzt der Konzern datenbasierte Vergleiche, um die Effizienz von Selbstbedienungskassen zu evaluieren.

Die Hotelkette Premier Inn nutzt die Software Personio zur Optimierung ihrer Personalprozesse, insbesondere der Personaleinsatzplanung. Redundante und aufwendige Prozesse können vereinheitlicht und die Einsatzplanung automatisiert werden.

Der Softwarekonzern SAP schafft mithilfe des Programms »Success Factors Workforce Analytics« eine einheitliche Datenbasis mit Standarddefinitionen für Personalkennzahlen. Personaldaten aus verschiedenen Systemen (Finanzwesen, Talentmanagement etc.) werden hierfür integriert. So entsteht eine fundierte Informationsgrundlage für Personalentscheidungen, u. a. für die Personaleinsatzplanung.  

Welchen Beitrag leistet diese Datennutzung zur Wertschöpfung?

Eine optimierte Personaleinsatzplanung verbessert den Beitrag des Human-Ressource-Management zur Wertschöpfung. HR-Prozesse werden beschleunigt und Fehlerquellen minimiert. Personalengpässe und eine zu geringe Auslastung lassen sich so vermeiden. Notwendige Qualifikationsmaßnahmen können frühzeitig angegangen werden. Langfristig trägt dies zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden bei.

Quellen: Walmart (2017), Personio GmbH (2020), ActivateHR (2020)